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Tipps & tricks
Auftrag
In der Auftragsabwicklung unter ‚Karteikarte/Informationssystem‘ -> ‚Karteikarte Bildschirm‘.
Anders als im ‚Rechnungsausgang Bildschirm‘ (wo Sie alle geschriebenen Rechnungen sehen) können Sie in dem Modul ‚Karteikarte Bildschirm‘ auf bestimmte Kriterien filtern und sich nur diese anzeigen lassen.
Voraussetzung: Unser Zusatzmodul „Versenden per E-Mail“
Sie können neben der im Kundenstamm hinterlegten E-Mail Adresse auch zusätzliche Empfänger definieren. Im Kundenstamm auf dem Reiter ‚Ansprechpartner‘ können Sie weitere E-Mail Adressen pflegen und den Haken bei „Zusätzlicher E-Mail-Rechnungsempfänger“ setzen.
Wenn Sie nach der Fakturation die Meldung „Nr. der Rechnung fehlt Nr.“ erhalten, haben Sie in mindestens einer der fakturierten Position(en) im Dienstleistungsstamm eine Rechnungszuordnung eingetragen, welche aber nicht existiert. Rufen Sie dazu im Diensleistungsstamm entsprechende Position(en) auf und legen über Zusatz die Rechnungszuordnung unter der von Ihnen gewählten Nummer an.
Hinweis: Die Meldung hat keinerlei Auswirkung auf die richtige Verarbeitung. Es dient lediglich als Hinweis darauf, dass eine Rechnungszuordnung hinterlegt wurde, die es faktisch nicht gibt.
Wenn Sie ihre Arbeitsscheine tageweise – sprich Termin(e) pro Tag – ausdrucken möchten,
setzen Sie beim Druck der Arbeitsscheine (automatisch) bei der Sortierung den Haken „Rein.Termin“
In wie weit Sie bei der Abfrage filtern spielt keine Rolle. Wichtig ist das bei der Sortierung nur der Haken „Rein.Termin“ gesetzt ist.
Wenn Sie anschließend mit grünen Haken bestätigen, erfolgt die Abfrage:
„Sollen die Arbeitsscheine tageweise gedruckt werden?“, welche Sie sinnvollerweise mit Ja bestätigen.
Es kommt die Meldung „Im Dienstleistungsstamm sind noch Daten zu diesem Kunden vorhanden. Der Kunde darf nicht gelöscht werden.“
Lösung: In den Sonderfunktionen der Auftragsabwicklung gibt es im Menüpunkt REORGANISATION die Auswahlmöglichkeit DIENSTLEISTUNGSSTAMM. Bei dieser Reorganisation werden alle Kopfsätze, zu denen keine Positionen mehr existieren, gelöscht. Diese Reorganisation muss einmal durchgeführt werden, danach kann der Kunde gelöscht werden.
Wenn es bei der USt-Verprobung zu Differenzen bzgl. der aus den Erlösen errechneten USt und der auf dem USt-Konto gebuchten USt kommt, dann liegt es meist daran, dass es auf den Erlöskonten Buchungen ohne Steuern gibt, z. B. aufgrund von §13b UStG (Subunternehmer).
Es ist also zu prüfen, ob und wieviel Subunternehmerleistungen erbracht wurden. Ferner ist im Dienstleistungsstamm ggf. zu prüfen, ob dort Positionen existieren, bei denen die Verarbeitungsart „Erlöse ohne USt (§13b)“ nicht hinterlegt ist, obwohl es sich um eine Position handelt, die als Subunternehmer ohne Steuern fakturiert werden muss.
Sofern in Ihrem SAPHIR 3.0 die Büroorganisation freigeschaltet ist, können dort zunächst Interessenten erfasst werden.
Sobald ein Interessent zum Kunden wird, kann dieser im Kundenstamm als neuer Kunde angelegt werden. Es kommt eine Abfrage, ob ein bestehender Interessent zum Kunden gemacht werden soll.
Wenn dieser Kunde irgendwann nicht mehr als Kunde im System zu finden sein soll, haben Sie die Möglichkeit, ihn über den Kundenstamm per Klick auf die Schaltfläche „Ex-Kunde“ zum Ex-Kunden zu machen, so dass dieser Datensatz im Kundenstamm nicht mehr erscheint. In der Büroorganisation finden Sie die Adresse allerdings weiterhin. Voraussetzung dafür ist, dass weder im Dienstleistungsstamm noch in der Fibu Daten zu dem Kunden existieren.
Wenn Sie die Adressdaten in Gänze aus dem Saphir-System entfernen möchten, haben Sie die Möglichkeit, über die Sonderfunktionen der Auftragsabwicklung den Ex-Kunden wieder zum Interessenten zu machen und anschließend die Adressdaten in der Büroorganisation zu löschen, da die Adressart nun auf „Interessent“ steht.
Hinweis: Wenn Sie aus einem Ex-Kunden einen Interessenten gemacht haben, steht Ihnen die Kundennummer wieder zur Verfügung.
Das hängt davon ab, welches Verarbeitungskennzeichen bei der Position eingetragen ist.
Handelt es sich um eine A-Position, dann kann der zugehörige Arbeitsschein beliebig oft gedruckt werden.
Bei einem Arbeitsschein mit Rückmeldung hängt es davon ab, ob die Rückmeldung bereits erfolgt ist. Folgende Möglichkeiten sind denkbar:
1. Der AS wurde noch nicht zurückgemeldet: Unter AUFTRAGSABWICKLUNG – ARBEITSSTAMMDATEN – ARBEITSSCHEIN VERWALTUNG – VERARBEITUNG DER ARBEITSSCHEINE gibt es u.a. den Menüpunkt „Arbeitsschein löschen“. Dadurch bekommt der Arbeitsschein den Status, als wäre er noch nicht gedruckt worden und kann dann erneut gedruckt werden.
2. Der AS wurde bereits zurückgemeldet: Unter AUFTRAGSABWICKLUNG – ARBEITSSTAMMDATEN – ARBEITSSCHEIN VERWALTUNG – VERARBEITUNG DER ARBEITSSCHEINE gibt es u.a. den Menüpunkt „Arbeitsschein freigeben“. Damit wird ein bereits zurückgemeldeter Arbeitsschein wieder „zurückgesetzt“, d. h. die Rückmeldung wird aufgehoben. Anschließend dann den unter Punkt 1. beschriebenen Weg gehen, um einen erneuten Ausdruck zu erhalten.
Wenn Sie eine Gutschrift zu einer Rechnung erstellt haben, der Kunde aber trotzdem den vollen Betrag gezahlt hat, muss die Gutschrift wieder storniert werden.
Um diese Stornierung durchzuführen, muss eine entsprechende Direktrechnung mit Rechnungstext „Storno der Gutschrift Nr. XXXXXXXX“ erfasst (AUFTRAGSABWICKLUNG -> RECHNUNGSWESEN -> FAKTURATION -> ERFASSUNG VON DIREKTRECHNUNGEN) und anschließend unter AUFTRAGSABWICKLUNG -> RECHNUNGSWESEN -> FAKTURATION -> RECHNUNG/GUTSCHRIFT … RECHNUNG DIREKT fakturiert werden.
In den Sonderfunktionen der Auftragsabwicklung den Ex-Kunden zum Interessenten machen, danach im Kundenstamm mit der gewünschten Nummer einen neuen Kunden anlegen, die folgende Abfrage, ob ein Interessent zum Kunden gemacht werden soll, mit JA bestätigen und den Interessenten auswählen.
AUFTRAGSABWICKLUNG –> DRUCKWIEDERHOLUNG AUTOMATISCH –> ARBEITSSTAMMDATEN –> ARBEITSSCHEINVERWALTUNG –> DRUCK DER ARBEITSSCHEINE –> DRUCKWIEDERHOLUNG AUTOMATISCH
Hinweis: Sollten Sie nicht über den Punkt „Druckwiederholung automatisch“ verfügen, so lassen Sie diesen von ihrem Systemadministrator oder über unsere Hotline freischalten.
Die häufigsten Ursachen, warum trotz vermeintlich korrekt angelegter Dienstleistungsart beim Rechnungsdruck diese Positionen nicht zur Fakturierung bereitstehen, sind,
- in der Position auf dem Reiter RECHNUNG ist eine Rechnungszuordnung eingetragen, die es nicht gibt
- der Kopfsatz hat ein Gültigkeitsdatum, das nicht zum aktuellen Datum passt (Klick auf die Schaltfläche mit dem Yoda-Kopf)
- im Kundenstamm ist eine Zahlungsbedingung eingetragen, die in den Stammdaten nicht korrekt angelegt ist
Ursache:
Wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wird und dieser in der Gleitzone arbeitet, dann verlangt SAPHIR 3.0, dass das voraussichtliche Jahresentgelt eingetragen wird. Wenn man dieses eintragen möchte, kommt eine Meldung, dass der Mitarbeiter zuerst gespeichert werden muss. Man dreht sich also im Kreis.
Lösung:
Speichern Sie den Mitarbeiter zunächst als „normalen“ SV-pflichtigen Mitarbeiter ab. Danach können Sie über die Ändern-Schaltfläche die Gleitzone sowie das voraussichtliche Jahresentgelt hinterlegen.
Büro Organisation
Sofern in Ihrem SAPHIR 3.0 die Büroorganisation freigeschaltet ist, können dort zunächst Interessenten erfasst werden.
Sobald ein Interessent zum Kunden wird, kann dieser im Kundenstamm als neuer Kunde angelegt werden. Es kommt eine Abfrage, ob ein bestehender Interessent zum Kunden gemacht werden soll.
Wenn dieser Kunde irgendwann nicht mehr als Kunde im System zu finden sein soll, haben Sie die Möglichkeit, ihn über den Kundenstamm per Klick auf die Schaltfläche „Ex-Kunde“ zum Ex-Kunden zu machen, so dass dieser Datensatz im Kundenstamm nicht mehr erscheint. In der Büroorganisation finden Sie die Adresse allerdings weiterhin. Voraussetzung dafür ist, dass weder im Dienstleistungsstamm noch in der Fibu Daten zu dem Kunden existieren.
Wenn Sie die Adressdaten in Gänze aus dem Saphir-System entfernen möchten, haben Sie die Möglichkeit, über die Sonderfunktionen der Auftragsabwicklung den Ex-Kunden wieder zum Interessenten zu machen und anschließend die Adressdaten in der Büroorganisation zu löschen, da die Adressart nun auf „Interessent“ steht.
Hinweis: Wenn Sie aus einem Ex-Kunden einen Interessenten gemacht haben, steht Ihnen die Kundennummer wieder zur Verfügung.
Die Ursache ist wahrscheinlich bei Sicherheitseinstellungen einzelner Virenscanner zu suchen.
Auf Rechnern, wo sich das Nachrichtensystem nach dem Start von SAPHIR 3.0 nicht automatisch öffnet bzw. wo keine Termine und Aufgaben angezeigt werden, muss bei geschlossenem SAPHIR 3.0 einmal diese Datei gestartet werden: NACHRICHTENSYSTEM-PATCH
ZUSATZMENÜ > SACHBEARBEITER > Sachbearbeiter aufrufen und deaktivieren. Neuen Sachbearbeiter anlegen > speichern. Danach unter BÜROORGANISATION > STAMMDATEN > GRUPPEN den Mitarbeiter der/den gewünschten Gruppe/n zuordnen.
Fibu
Es passiert selten, aber es passiert.
Ein Kunde überweist Ihnen einen Betrag ohne eindeutigen Namen oder der Kundennummer im Verwendungszweck. Wie können Sie nun herausfinden welchem Kunden dieser Betrag zugehörig ist?
Sie können in der Finanzbuchhaltung unter ‚Buchen/Journal/Übernahmen‘ -> ‚Buchungsbelege suchen‘ nach dem Betrag filtern und so die in Frage kommenden Kunden eingrenzen oder bestenfalls genau den einen finden.
Durch gewisse Umstände (Netzwerktrennung, Stromausfall, etc.) kann es während ihrer Buchungen
dazu kommen, dass ihre Konten zwar stimmen, ihre angebuchten OP aber das Kennzeichen ‚verrechnet‘
hinterlegt haben.
Ändern können Sie dies in der Finanzbuchhaltung > Sonderfunktionen > Reorganisationsprogramme >>
‚Löschen der Felder OP in Bearbeitung‘
Wenn es bei der USt-Verprobung zu Differenzen bzgl. der aus den Erlösen errechneten USt und der auf dem USt-Konto gebuchten USt kommt, dann liegt es meist daran, dass es auf den Erlöskonten Buchungen ohne Steuern gibt, z. B. aufgrund von §13b UStG (Subunternehmer).
Es ist also zu prüfen, ob und wieviel Subunternehmerleistungen erbracht wurden. Ferner ist im Dienstleistungsstamm ggf. zu prüfen, ob dort Positionen existieren, bei denen die Verarbeitungsart „Erlöse ohne USt (§13b)“ nicht hinterlegt ist, obwohl es sich um eine Position handelt, die als Subunternehmer ohne Steuern fakturiert werden muss.
Wenn Sie eine Gutschrift zu einer Rechnung erstellt haben, der Kunde aber trotzdem den vollen Betrag gezahlt hat, muss die Gutschrift wieder storniert werden.
Um diese Stornierung durchzuführen, muss eine entsprechende Direktrechnung mit Rechnungstext „Storno der Gutschrift Nr. XXXXXXXX“ erfasst (AUFTRAGSABWICKLUNG -> RECHNUNGSWESEN -> FAKTURATION -> ERFASSUNG VON DIREKTRECHNUNGEN) und anschließend unter AUFTRAGSABWICKLUNG -> RECHNUNGSWESEN -> FAKTURATION -> RECHNUNG/GUTSCHRIFT … RECHNUNG DIREKT fakturiert werden.
Insbesondere beim Neubeginn mit einem neuen Mandanten ist es erforderlich, die EB-Werte manuell einzupflegen.
Um dies zu erledigen, begeben Sie sich bitte nach FINANZBUCHHALTUNG -> BUCHEN/JOURNAL/ÜBERNAHMEN -> BUCHUNGSERFASSUNG und buchen dort den gewünschten EB-Wert ein, und zwar für Sachkonten gegen das Konto 9000, für Debitoren gegen das Konto 9008 und für Kreditoren gegen 9009.
Bitte beachten Sie bei den Buchungen, dass der Buchungstext zwingend mit „EB “ beginnt (ohne die Anführungszeichen!), da das System die Buchung ansonsten nicht als EB-Wert erkennt.
Beim Buchen benutzen Sie für die EB-Buchung Debitor den Buchungsschlüssel 10, bei den Kreditoren den Buchungsschlüssel 20 und für die Sachkonten den Buchungsschlüssel 70.
Um sich eine Beispielbuchung anzuschauen, klicken Sie bitte hier: Beispielbuchung
Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
1. FINANZBUCHHALTUNG -> KONSTANTENDATEI -> KONSTANTENDATEN -> WEITERE EINSTELLUNGEN TEIL I,
dort auf den Reiter „Geschäftsjahre“ wechseln, in der unten stehenden Tabelle den untersten Eintrag (2007!) markieren und dann auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken. Anschließend wechseln Sie auf den letzten Reiter „Par 13b UStG“ und speichern erst dort per Klick auf den grünen Haken die vorgenommenen Änderungen ab.
2. FINANZBUCHHALTUNG ->JAHRESABSCHLUSS / -WECHSEL -> NEUES GESCHÄFTSJAHR ERÖFFNEN
Den folgenden Dialog mit OK bestätigen, nachdem Sie diesen gelesen haben und entsprechend vorgegangen sind. Das automatisch erzeugte Protokoll sollten Sie sich unbedingt ausdrucken, evtl. als PDF-Datei.
3. FINANZBUCHHALTUNG -> KONSTANTENDATEI -> KONSTANTENDATEN -> WEITERE EINSTELLUNGEN TEIL I,
dort auf den Reiter „Allg. I“ wechseln und unten den aktuellen Buchungsmonat auf 12.2017 ändern.
FiBu -> BUCHEN/JOURNAL/ÜBERNAHMEN -> KASSENBUCH -> ERFASSUNG….
Anschließend an gleicher Stelle BUCHUNGEN DURCHFÜHREN, das war´s.
Es wurden zwar unter FINANZBUCHHALTUNG > KONSTANTENDATEN > STEUERSÄTZE die Steuersätze hinterlegt, allerdings wurde vergessen, diese auch unter AUFTRAGSABWICKLUNG > KONSTANTENDATEN > MEHRWERTSTEUERKENNZEICHEN zu hinterlegen.
In der Lohnart wurde auf dem Reiter „Durchschnitte/Konten“ kein FiBu-Konto angegeben, auf das diese Lohnart gebucht werden soll.
WICHTIG: Evtl. existiert die Lohnart auch noch mit anderem Gültig ab-Datum. Wenn es also Rückrechnungen gab, die in diesen Zeitraum fallen, dann ist zusätzlich zu prüfen, ob auch bei den anderen vorliegenden Gültigkeitszeiträumen ein Konto hinterlegt ist. Hierzu muss unter LOHN & GEHALT -> KONSTANTENDATEN -> LOHNARTEN die Lohnart ausgewählt und das Fragezeichen hinter dem Feld „Gültig ab“ angeklickt werden.
Lohn / DP
Laden Sie sich unseren Lohnleitfaden für SAPHIR herunter.
Dieser soll Ihnen als Orientierungshilfe – ausgehend von einem Standardfall – bei der Lohnabrechnung unterstützend helfen.
Wenn Sie im Personalstamm eine ausländische Bankverbindung speichern möchten, müssen Sie zunächst die Bank anlegen.
Dies können Sie im Bereich ‚Lohn&Gehalt‘ > ‚Stammdatenverwaltung‘ >> ‚Bankenstamm international‘ tun.
Nach Anlage der Bank können Sie diese im Personalstamm auf dem Reiter SEPA auswählen bzw. eintippen.
Zusätzlich muss noch auf dem Reiter ‚Allgemein‘ das Kennzeichen bei ‚Zahl.Art‘ auf ‚AuslÜb‘ gesetzt werden.
Diese Meldung kommt von ihrer Dakota Installation und taucht in Saphir dann auf, wenn Sie sich im DEÜV Bereich befinden.
Auf die Verarbeitung hat diese Meldung keine Auswirkung. Ihr Dakota möchte lediglich gesichert werden.
Starten Sie dazu Dakota über Start > Programme > ITSG > DakotaAG
Sobald das Programm geöffnet ist, schlägt es ihnen vor eine Sicherung durchzuführen. Nach erfolgter Sicherung ihres Zertifikates, erscheint die Meldung nicht mehr in Saphir.
Wenn Sie eine neue Steuernummer erhalten haben, ist damit oft einiges an Arbeit verbunden.
Ein Teil dieser Arbeiten ist auch im Bereich ELStAM zu leisten. Gerade im Berliner Raum wurden zu Anfang 2016 viele neue Steuernummern vergeben.
Ein einfaches abändern der Steuernummer in der Betriebsstätte reicht nicht aus, da die bereits – unter der „alten“ Steuernummern – angemeldeten Mitarbeiter beim Abmeldeversuch mit folgendem Verfahrenshinweis fehlschlagen „Abmeldung des Arbeitnehmers nicht möglich, da kein Arbeitsverhältnis besteht“. Des Weiteren erhalten Sie auch für die bereits angemeldeten Mitarbeiter keine Monatsänderungslisten, da dem FA kein Beschäftigungsverhältnis unter der neuen Steuernummer bekannt ist.
Aus diesem Grund haben wir einen neuen Menüpunkt geschaffen, welchen Sie zunächst über die Zugriffsberechtigung freischalten müssen.
‚ELStAM Erstellen von Ummeldungen bei Steuernummernwechsel‘
Sollte ihre neue Steuernummer bereits gültig und in der Betriebsstätte eingetragen sein, starten Sie den Menüpunkt und geben als Ummeldemonat den Monat ein, in dem Sie sich kalendarisch befinden.
Zur Ummeldung werden ihnen alle noch aktiven und nicht ausgetretenen Mitarbeiter angeboten.
Wenige Stunden nach dem Versand der Ummeldungen können Sie die Ummeldebestätigung über die Änderungslisten anfordern und so sicherstellen, dass Sie die aktuell greifenden Steuermerkmale erhalten, Abmeldungen erfolgreich durchgeführt werden und Monatsänderungslisten der Mitarbeiter in ihr System gelangen.
Das ELStAM Verfahren sieht kein Storno oder eine Korrektur vor. Für diesen Fall müssen sie eine Abmeldung und neue Anmeldung erzeugen.
Setzen Sie zunächst im Personalstamm ein Austrittsdatum und Austrittsgrund ein. Für das Austrittsdatum empfiehlt sich der letzte Tag des letzten Abrechnungsmonats (maximal dürfen Sie vom aktuellen Tagesdatum 6 Wochen zurückgehen). Erstellen und versenden Sie nun die ELStAM Abmeldung. Nach dem Versand nehmen Sie aus dem Personalstamm das Austrittsdatum und den Austrittsgrund raus (wichtig – da sonst die Gefahr besteht, dass DEÜV Meldungen erzeugt werden).
Rufen Sie am nächsten Werktag die Änderungslisten ab. Darin sollte sich die Abmeldebestätigung für den Mitarbeiter befinden. Sobald unter „Anzeige der Datensätze“ die Abmeldung auf ‚empfangen‘ steht, können Sie eine neue ELStAM Anmeldung erzeugen und versenden.
Um HAG zu werden, müssen Sie eine Steuerklasse zwischen 1 und 5 oder 6 mit dem Haken HAG im Personalstamm einpflegen. Mit der kommenden Änderungsliste empfangen Sie dann die tatsächlichen steuerlichen Merkmale.
Schauen Sie sich das Protokoll der abgewiesenen Datei unter „Lohn & Gehalt > Datenaustausch Finanzamt > Lohnsteuerbescheinigungen >> Protokoll Lohnsteuerbescheinigungen“ an, in dem Sie die Datei markieren und auf Protokollanzeige klicken.
Sie werden ein oder mehrere Ordnungsmerkmale finden. Hinter dem Ordnungsmerkmal verbirgt sich die Personalnummer. Notieren Sie die Ordnungsmerkmale = Personalnummern und setzen anschließend den Status der Datei zurück.
Wechseln Sie im Anschluss in die „Sonderfunktionen >> Ändern des Familienstandes (Lohnkonto)“
Rufen Sie die Personalnummer auf und ändern den Familienstand im aktuellen Jahr einheitlich ab.
Im Klartext: Setzen Sie für das gesamte Jahr den Familienstand auf L oder V. Erzeugen Sie die Datei neu und versenden diese. Sollten Sie danach weiterhin Probleme haben, kontaktieren Sie bitte unseren Support.
Ursache: Im Personalstamm fehlt auf dem Reiter SV die Versicherungsnummer oder die eingegebene Versicherungsnummer ist sachlich falsch.
Lösung: Versicherungsnummer eingeben bzw. überprüfen, danach DEÜV -> ERSTATTUNGSANTRÄGE NACH DEM AAG -> PRÜFUNG DER AAG-ERSTATTUNGSANTRÄGE für die betreffende Personalnummer laufen lassen.
Selbstverständlich. Das aktuelle Zertifikat der ITSG für SAPHIR 3.0 finden Sie hier:
ITSG-Zertifikat (bis April 2018)
ITSG-Zertifikat (bis April 2017)
Um eine Vorerkrankungsanfrage an die Krankenkasse zu stellen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Es muss für den betreffenden Mitarbeiter eine Fehlzeit hinterlegt sein, bei der der Haken im Feld „Schriftliche Krankmeldung“ gesetzt ist. (die aktuelle Fehlzeit!)
2. Es muss eine weitere Fehlzeit aus einem früheren Zeitraum existieren, bei der ebenfalls der Haken im Feld „Schriftliche Krankmeldung“ gesetzt ist. (die frühere Fehlzeit, die evtl. als Vorerkrankung gilt)
Wenn dies sicher gestellt ist, lässt sich über LOHN & GEHALT – DEÜV – DATENAUSTAUSCH FÜR ENTGELTERSATZLEISTUNGEN (EEL) – ERSTELLUNG UND ANZEIGE DER EEL-DATENSÄTZE ein neuer EEL-Datensatz angelegt werden, bei dem unter „Art der Bescheinigung“ die 41 (Anforderung Vorerkrankungsmitteilung) ausgewählt werden muss.
Der dadurch erstellte EEL-Datensatz wird dann auf üblichem Weg (Erstellen der Meldedatei und anschließender Versand) an die Kasse gesendet.
In letzter Zeit kommt es vermehrt vor, dass bei den DEÜV-Rückmeldungen die Statusabfrage am Kommunikationsserver (KommServ) nicht erfolgreich ist und somit im Protokoll in rot angezeigt wird.
Ursache dafür ist in fast 100% aller Fälle, dass das letzte Stammdatenupdate zu lange zurück liegt. Da anscheinend aktuell diverse Serveradressen geändert werden/wurden, sollte momentan unbedingt vor jeder DEÜV-Versendung das Stammdatenupdate durchgeführt werden.
Das Stammdatenupdate können Sie unter LOHN & GEHALT – ELEKTRONISCHER DATENAUSTAUSCH – DATENAUSTAUSCH – DATENAUSTAUSCH FINANZAMT – STAMMDATEN – „ONLINE STAMMDATENUPDATE FÜR DEN E-MAIL VERSAND“ durchführen.
Beim Erstellen des Überweisungsträgers erscheint folgende Meldung: „Die Auszahlung ist zur Zeit durch den Benutzer XXXXX aufgerufen. Der erneute Aufruf dieses Programms ist nicht zulässig!“
Grund dafür ist ein vorheriger Abbruch des Überweisungslaufs.
Um den Überweisungsträger doch noch erstellen zu können, gehen Sie nach LOHN & GEHALT – SONDERFUNKTIONEN – DATEIPFLEGE und starten dann den Punkt „Rücksetzen des Kennzeichens „Auszahlung läuft“.
Danach können Sie die Erstellung der Überweisungsdatei neu starten.
Die erste Stelle der Beitragsgruppe (KV) sowie die vierte Stelle (PV) sind auf 0 zu setzen. Ferner ist direkt darunter bei „freiw/priv/GB“ die entsprechende Option auszuwählen und in die Felder „Beitrag KV/PV“ sind die Beträge einzusetzen, die der Mitarbeiter tatsächlich an seine Krankenkasse zahlt, damit der Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung korrekt berechnet werden kann.
Bezieher von Renten/Pensionen werden folgendermaßen geschlüsselt:
a) 3321, wenn altersmäßig voll rentenberechtigt oder
b) 3311, wenn zwar Vollrente bezogen wird, der Mitarbeiter aber altersmäßig noch nicht voll rentenberechtigt ist.
Wenn außerdem eine private Krankenversicherung existiert, dann ist bei der Beitragsgruppe für KV und PV jeweils die 0 einzutragen, die Schlüsselung muss also dann entweder 0320 oder 0310 lauten. Ferner muss dann auf dem Reiter SV unterhalb der Beitragsgruppen zum einen bei „freiw/priv/GB“ die 2 und in den darunterliegenden Feldern „Beitrag KV/PV“ die vom Mitarbeiter an die Krankenkasse abzuführenden Beträge eingetragen werden.
Die aktuellen Daten werden über den Import der Betriebsnummern / Beitragssätze (zu finden unter LOHN & GEHALT -> ELEKT. DATENAUSTAUSCH -> DATENAUSTAUSCH KRANKENKASSE) in die Datenbank geschrieben.
Um die aktuellen Werte danach auch in die jeweilige Betriebsstätte zu übernehmen, öffnen Sie den Betriebsstättenstamm und wählen Sie die BG-Bau über das Fragezeichen neu aus, dann stehen anschließend auch die korrekten Werte drin.
Ja, selbst definierte Austrittsgründe können unter LOHN & GEHALT > STAMMDATENVERWALTUNG > AUSTRITTSGRÜNDE angelegt werden.
Hinweis: Die Kasse hat empfohlen, das Eintrittsdatum auf den 01.01.2013 zu legen – verbunden mit der Aufforderung, die Anmeldung aus 2012 zu stornieren.
Vorgehensweise:
Ändern Sie zunächst das Eintrittsdatum im Personalstamm. Den Hinweis auf bereitstehende Rückrechnungen schließen Sie per Klick auf JA. Anschließend DEÜV > MELDUNGEN > PRÜFUNG DER ERSTELLTEN MELDUNGEN starten, als Zeitraum „12.2012“ eintragen, im folgenden Dialog die Personalnummer des betreffenden Mitarbeiters eintragen und durchlaufen lassen. Entsprechende Stornomeldungen und neue Anmeldungen werden erzeugt und müssen nur noch verschickt werden.
Der Mitarbeiter befindet sich in der Unterbrechung – SV- und Steuertage werden nicht fortgeschrieben – und kann somit nicht erfasst werden. Beginnt er nun während der Elternzeit zu arbeiten, wird diese unterbrochen (Die Fehlzeit wird beendet) und Sie können den Lohn erfassen. Meldetechnisch wird er mit Beendigung der Fehlzeit wieder angemeldet.
Man muss die Fehlzeit 11 (Krankengeld) zum Vormonat enden lassen (30.04.) und dann die Fehlzeit 21 (Aussteuerung) ab 01.05. mit offenem Ende einpflegen. Mit der nächsten Lohnabrechnung wird automatisch die 34er Abmeldung erzeugt.
LOHN & GEHALT > STAMMDATENVERWALTUNG > PERSONALSTAMMDATEN > Reiter „SB/sonstiges“ > unten Links im Feld „Meldung für Rentenber.“ das Datum der Erstellung eintragen > fertig
Bitte die anschließende Meldung mit „Ja“ beantworten, weil es sich ebenfalls um ein Ersuch zur Ermittlung des Versorgungsbezug (Unterhalt) handeln kann oder der Mitarbeiter nicht direkt mit dem 65sten Lebensjahr in Rente geht.
Der Ausdruck der Meldungen/Bescheinigungen ist grundsätzlich erst dann möglich, wenn die Rückmeldung seitens der empfangenden Stelle in SAPHIR 3.0 eingegangen ist und die Meldung dadurch den Status „freigegeben“ erhalten hat. Dies kann nach dem Versand der Meldedatei einige Tage dauern.
Wenn Sie trotzdem im Voraus einen Ausdruck der Sofortmeldung benötigen, z. B. um diese den Mitarbeitern direkt ins Objekt mitzugeben, dann können Sie die Meldung nach dem Versenden manuell freigeben (LOHN & GEHALT à DEÜV à MELDUNGEN à ANZEIGE DER MELDEDATEIEN, dort die entsprechende Datei markieren und dann auf die Schaltfläche „Freigeben“ klicken) und anschließend drucken (LOHN & GEHALT –> DEÜV –> MELDUNGEN –> BESCHEINIGUNGEN DRUCKEN).
Es kommt vor, dass – aus welchem Grund auch immer – eine bereits versendete und freigegebene DEÜV-Meldung noch einmal versendet werden muss. Um dies zu bewerkstelligen, bewegen Sie sich in den Bereich LOHN & GEHALT –> DEÜV –> MELDUNGEN –> ANZEIGE DER MELDUNGEN, klicken Sie dort die gewünschte Meldung an, so dass diese blau markiert ist, klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Zusatz“ und wählen Sie den Punkt „Meldung erneut für einen Datenträger freigeben“. Die markierte Meldung erhält den Status „Aut.“ und wird bei der nächsten Erstellung einer Meldedatei mit in diese Meldedatei geschrieben und entsprechend versendet.
Wichtig: Es können keine Meldungen erneut versendet werden, die bereits vor mehr als 6 Monaten erzeugt worden sind. Wenn Sie eine Meldung, die älter als 6 Monate ist, erneut versenden wollen, dann können Sie dies über SV-NET machen. In einigen Fällen ist es auch möglich, dass Sie sich die Meldung von SAPHIR 3.0 erneut generieren lassen können. Wenn Sie dazu Fragen haben, melden Sie sich bitte bei unserer Hotline, dort wird Ihnen die Vorgehensweise hierfür gerne vermittelt.
Eigentlich gar nichts. Die Anmeldung wird bei neu eingetretenen Mitarbeitern sofort erzeugt. Hingegen bei wieder eingetretenen Mitarbeitern erst mit der ersten Abrechnung. Sobald für den betreffenden Mitarbeiter also die erste Abrechnung erstellt wurde, erzeugt SAPHIR 3.0 auch automatisch die benötigte Anmeldung. Sofern die Anmeldung zeitnah benötigt wird, ist der Weg über DEÜV –> Meldungen –> Prüfung erstellter Meldungen einzuschlagen. Wichtig: bitte geben Sie nur die Personalnummer des betroffenen Mitarbeiters bei der Abfrage ein. Lassen Sie niemals für alle Mitarbeiter die Meldungen prüfen!
In der Lohnart wurde auf dem Reiter „Durchschnitte/Konten“ kein FiBu-Konto angegeben, auf das diese Lohnart gebucht werden soll.
WICHTIG: Evtl. existiert die Lohnart auch noch mit anderem Gültig ab-Datum. Wenn es also Rückrechnungen gab, die in diesen Zeitraum fallen, dann ist zusätzlich zu prüfen, ob auch bei den anderen vorliegenden Gültigkeitszeiträumen ein Konto hinterlegt ist. Hierzu muss unter LOHN & GEHALT -> KONSTANTENDATEN -> LOHNARTEN die Lohnart ausgewählt und das Fragezeichen hinter dem Feld „Gültig ab“ angeklickt werden.
Ursache:
Beim Wiedereintritt des Mitarbeiters wurde nicht einfach nur das neue Eintrittsdatum eingegeben (wodurch unter „weitere Ein- und Austritte“ ein entsprechender Eintrag erzeugt wird), sondern zuvor das alte Austrittsdatum gelöscht. Das hat zur Folge, dass für alle Monate seit dem letzten Ausscheiden des Mitarbeiters automatisch Rückrechnungen erzeugt werden.
Antwort:
Am besten werden die vorherigen Ein- und Austrittsdaten wieder eingetragen und der Datensatz abgespeichert. Anschließend kann das neue Eintrittsdatum eingetragen werden, so dass dann ein weiterer Ein- und Austritt erzeugt wird, so dass alle benötigten Schritte/Meldungen automatisch erzeugt werden können.
Im Personalstamm über die Schaltfläche „Zusatz“ kann eine Komplettstornierung durchgeführt werden.
Wichtig: Da der Mitarbeiter gar nicht erst zur Arbeit erschienen ist, darf vor der Komplettstornierung kein Austrittsdatum eingetragen werden. Dem Mitarbeiter würde sonst 1 SV-Tag angerechnet, für den es aber kein lfd. Entgelt gibt, so dass die Abrechnung ein entsprechendes Fehlerprotokoll erzeugen würde.
Die zuvor bereits erzeugte Sofortmeldung wird durch die Komplettstornierung automatisch ebenfalls storniert. Wenn die Sofortmeldung bereits versendet wurde, wird eine Stornomeldung erzeugt, die versendet werden kann. Ist die Sofortmeldung noch nicht versendet, wird die im System hinterlegte Meldung storniert, so dass die Meldung nicht mehr zum Versenden bereit steht.
Abschließend kann die Personalnummer des Mitarbeiters über LOHN & GEHALT -> SONDERFUNKTIONEN -> LÖSCHEN NICHT EINGETRETENER MITARBEITER… wieder freigegeben werden.
Häufigste Ursache: Im Bruttolohn wurde bereits mind. 1 Eintrag mit lfd. Entgelt vorgenommen, und später wurde eine Fehlzeit hinterlegt.
Wenn die Fehlzeit korrekt ist, dann muss/müssen im Bruttolohn die Position(en) gelöscht werden.
Oder aber die Fehlzeit ist nicht korrekt, dann muss diese im Personalstamm gelöscht werden.
Hinweis: Die Meldung kann sich auch auf frühere Abrechnungsmonate beziehen, wenn es für den Mitarbeiter Rückrechnungen gab. Die Rückrechnungen sind also ggf. ebenfalls zu kontrollieren.
Wenn ein Mitarbeiter im abzurechnenden Monat nicht arbeiten war, kann die Abrechnung nur durchgeführt werden, wenn für den Monat eine Fehlzeit eingetragen ist. Wenn es keine Fehlzeit gibt, muss ein lfd. Entgelt (z. B. Stundenlohn, Gehalt, Urlaub, Krank usw.) im Bruttolohn vorhanden sein.
Wenn keine Fehlzeit eingepflegt werden soll, kann alternativ auch eine Nullabrechnung erzeugt werden. Dazu muss im Bruttolohn eine Position mit z. B. Stundenlohn eingetragen werden, bei der der Betrag mit 0,00 eingegeben wird. WICHTIG: Es muss 0,00 eingegeben werden. Das Betragsfeld leer zu lassen funktioniert nicht.
Hinweis: Die Meldung kann sich auch auf frühere Abrechnungsmonate beziehen, wenn es für den Mitarbeiter Rückrechnungen gab. Die Rückrechnungen sind also ggf. ebenfalls zu kontrollieren.
Möglichkeit 1: Das Zustellungsdatum liegt nicht mehr im Abrechnungsmonat. Wenn z. B. eine Pfändung am 01.08. eingeht, wird diese bei der Abrechnung für den Monat 07 nicht berücksichtigt, auch wenn diese Abrechnung erst am 14.08. durchgeführt wird.
Möglichkeit 2: Das Nettoentgelt beinhaltet Lohnarten, die nicht bzw. nicht voll pfändbar sind, z. B. Sonn- und Feiertagszuschläge. In diesem Fall sind diese Lohnarten gemäß der rechtlichen Vorgaben bei der Berechnung des Pfändungsbetrages abzuziehen und zu den Beträgen zu addieren, die aus Lohnarten stammen, die als „voll pfändbar“ eingestellt sind.
Möglichkeit 3: Es wurden Lohnarten verwendet, die normalerweise pfändbar sind, die aber nicht entsprechend eingerichtet wurden. Dies ist unter KONSTANTENDATEN -> LOHNARTEN zu prüfen und ggf. zu korrigieren.
LOHN & GEHALT à STAMMDATENVERWALTUNG à PERSONALSTAMMDATEN, dort auf dem letzten Reiter (SB/sonstiges) unten links bei „Meldung für Rentenber.“ den Monat und das Jahr eintragen.
- Mindestbemessungsgrenze = 175,- €
- Davon 18,9 % = 33,08 Euro, die mindestens abzuführen sind (bei 30 Tagen!!)
- => bei 21 Tagen: 33,08/30*21= 23,15 Euro , die insgesamt abzuführen sind
- AG zahlt 15 % vom tatsächlichen Verdienst, also 15% von 67,50 = 10,13 Euro
- 23,15 – 10,13 = 13,02
- => Unter Berücksichtigung von Rundungsdifferenzen stimmt der Betrag von 13,01 €
3 Schritte: Lohnart anlegen, Fehlzeit anlegen, Fehlzeit bei MA eintragen
Wenn das Endedatum gesetzt ist und die Abrechnung für den Monat erstellt wird, in dem das Endedatum liegt
Im Dienstplan unter STAMMDATEN -> ERHÖHUNG KONTROLL-VORGABEN ist die Änderung einzutragen.
Es handelt sich um einen Mitarbeiter, der schon früher einmal im Unternehmen beschäftigt war. Bei wieder eingetretenen Mitarbeitern wird die Anmeldung standardmäßig erst bei Erstellung der ersten Abrechnung erzeugt und für den Versand bereitgestellt. Die Sofortmeldung wird jedoch sofort erzeugt und zum Versand bereitgestellt.
Im Kostenträgerstamm auf Reiter BEREICH den Bereich anlegen, im DP den zuvor angelegten Bereich auswählen und im Formular die Bezeichnung andrucken lassen.
Ursache:
Wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wird und dieser in der Gleitzone arbeitet, dann verlangt SAPHIR 3.0, dass das voraussichtliche Jahresentgelt eingetragen wird. Wenn man dieses eintragen möchte, kommt eine Meldung, dass der Mitarbeiter zuerst gespeichert werden muss. Man dreht sich also im Kreis.
Lösung:
Speichern Sie den Mitarbeiter zunächst als „normalen“ SV-pflichtigen Mitarbeiter ab. Danach können Sie über die Ändern-Schaltfläche die Gleitzone sowie das voraussichtliche Jahresentgelt hinterlegen.
Tipps & tricks
Sofern in Ihrem SAPHIR 3.0 die Büroorganisation freigeschaltet ist, können dort zunächst Interessenten erfasst werden.
Sobald ein Interessent zum Kunden wird, kann dieser im Kundenstamm als neuer Kunde angelegt werden. Es kommt eine Abfrage, ob ein bestehender Interessent zum Kunden gemacht werden soll.
Wenn dieser Kunde irgendwann nicht mehr als Kunde im System zu finden sein soll, haben Sie die Möglichkeit, ihn über den Kundenstamm per Klick auf die Schaltfläche „Ex-Kunde“ zum Ex-Kunden zu machen, so dass dieser Datensatz im Kundenstamm nicht mehr erscheint. In der Büroorganisation finden Sie die Adresse allerdings weiterhin. Voraussetzung dafür ist, dass weder im Dienstleistungsstamm noch in der Fibu Daten zu dem Kunden existieren.
Wenn Sie die Adressdaten in Gänze aus dem Saphir-System entfernen möchten, haben Sie die Möglichkeit, über die Sonderfunktionen der Auftragsabwicklung den Ex-Kunden wieder zum Interessenten zu machen und anschließend die Adressdaten in der Büroorganisation zu löschen, da die Adressart nun auf „Interessent“ steht.
Hinweis: Wenn Sie aus einem Ex-Kunden einen Interessenten gemacht haben, steht Ihnen die Kundennummer wieder zur Verfügung.
Überall innerhalb von SAPHIR 3.0, wo Sie einen „Listengenerator kurz“ benutzen können, lassen sich die dort erstellten Listen auch in ein nach Microsoft(R) Excel(R) exportierbares Format abspeichern. Die Vorgehensweise stellen wir Ihnen hier anhand des Beispiels „Listengenerator Personalstamm kurz“ dar.
Begeben Sie sich nach LOHN & GEHALT > LISTEN > PERSONALBEZOGENE LISTEN > LISTENGENERATOR PERSONALSTAMM KURZ.
Wählen Sie dort die gewünschte Liste aus, indem Sie diese anklicken und dadurch blau markieren. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „ASCII“, und speichern Sie die erzeugte Datei an einer Stelle auf Ihrem Rechner, wo Sie sie leicht wiederfinden.
Öffnen Sie nun Microsoft(R) Excel(R), und folgen Sie der Anleitung, die Sie per Klick auf DOWNLOAD herunterladen und/oder ausdrucken können.
Datensicherung
Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass der Mieter zum Zeitpunkt des Ablaufs des Mietvertrags für seine Sicherung der gesetzlich relevanten Daten in Papierform zu sorgen hat.
